Đổi mới phương thức chấm công, nâng cao hiệu quả quản trị bằng công nghệ số

Đây không đơn thuần là sự thay đổi về cách thức ghi nhận thời gian làm việc mà còn là bước tiến trong ứng dụng công nghệ số vào quản lý lao động, góp phần xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp, hiện đại và trách nhiệm.

Theo Thông báo số 4085/TB-ĐHĐL ngày 06/11/2026 của Trường Đại học Điện lực về việc triển khai chấm công bằng mã QR đối với viên chức, người lao động hành chính, Nhà trường tổ chức thực hiện đối với viên chức, người lao động hành chính thuộc danh sách do Phòng Tổ chức – Nhân sự rà soát, xác nhận. Mỗi cá nhân sử dụng tài khoản EOFFICE của mình để thực hiện chấm công; không sử dụng tài khoản của người khác, không nhờ chấm công hộ hoặc chia sẻ thông tin đăng nhập. Các trường hợp có chế độ làm việc đặc thù sẽ được hướng dẫn riêng.

Theo kế hoạch, từ ngày 01/12/2026, phương thức chấm công bằng mã QR được triển khai song song với phương thức chấm công vân tay hiện hành để theo dõi, kiểm tra và đối chiếu dữ liệu. Trong giai đoạn chuyển tiếp, viên chức, người lao động vẫn tiếp tục thực hiện chấm công bằng vân tay theo quy định. Sau khi hệ thống đáp ứng yêu cầu kỹ thuật, Trung tâm Chuyển đổi số phối hợp với Phòng Tổ chức – Nhân sự tổng hợp kết quả kiểm thử, đối soát và báo cáo Hiệu trưởng xem xét, quyết định thời điểm sử dụng dữ liệu QR làm căn cứ chấm công chính thức và dừng chấm công bằng vân tay.

Đổi mới phương thức chấm công, nâng cao hiệu quả quản trị bằng công nghệ số

Việc ứng dụng mã QR trong chấm công là một bước cụ thể trong lộ trình chuyển đổi số tại Trường Đại học Điện lực, thể hiện định hướng đưa công nghệ vào hoạt động quản lý hành chính và quản lý lao động. Thay vì sử dụng phương thức nhận diện vân tay như trước đây, viên chức, người lao động có thể sử dụng tài khoản EOFFICE cá nhân để thực hiện thao tác quét mã QR theo hướng dẫn. Phương thức này tận dụng nền tảng công nghệ số của Nhà trường, góp phần đơn giản hóa thao tác ghi nhận thời gian làm việc, tạo thuận lợi cho viên chức, người lao động trong quá trình thực hiện nhiệm vụ hằng ngày.

Điểm đáng chú ý của hệ thống là khả năng thiết lập mã QR gắn với địa điểm, tọa độ GPS, bán kính quét và khung giờ áp dụng. Việc xác định các thông tin này giúp hoạt động chấm công được tổ chức phù hợp với điều kiện thực tế tại từng địa điểm, đồng thời hỗ trợ kiểm tra tính hợp lệ của lượt quét. Hệ thống còn tích hợp cơ chế xác thực thông qua vị trí GPS, IP trường và thời gian máy chủ, góp phần nâng cao độ tin cậy của dữ liệu ghi nhận.

Với phương thức quản lý dựa trên dữ liệu điện tử, thông tin chấm công có thể được tra cứu theo ngày, mã nhân sự, họ tên, phòng ban, chức vụ, cơ sở, địa điểm và trạng thái chấm công. Người được phân quyền có thể theo dõi giờ vào, giờ ra, địa điểm vào, địa điểm ra và xuất danh sách dữ liệu ra Excel để phục vụ công tác tổng hợp, kiểm tra. Đặc biệt, hệ thống cho phép xem lịch sử từng lượt quét, bao gồm thời gian quét, cơ sở, địa điểm, kết quả, lý do không hợp lệ nếu có, thiết bị, nền tảng, địa chỉ IP và khoảng cách đến vị trí áp dụng.

Những tính năng này tạo điều kiện để công tác quản lý lao động được thực hiện trên cơ sở dữ liệu cụ thể, có khả năng kiểm tra và đối chiếu, hạn chế việc phụ thuộc vào ghi chép, tổng hợp thủ công. Qua đó, các đơn vị có thêm công cụ để theo dõi tình hình thực hiện thời gian làm việc, kịp thời phát hiện sai lệch và phối hợp xử lý những trường hợp phát sinh.

Hướng tới tính trung thực, minh bạch và trách nhiệm trong thực hiện nhiệm vụ

Một trong những mục tiêu quan trọng của việc đổi mới phương thức chấm công là nâng cao tính trung thực, khách quan và minh bạch trong ghi nhận thời gian làm việc. Khi mỗi cá nhân sử dụng tài khoản EOFFICE của mình để thực hiện chấm công, dữ liệu được ghi nhận gắn với tài khoản cá nhân và các thông tin xác thực của hệ thống. Điều này góp phần nâng cao ý thức tự giác, trách nhiệm của mỗi viên chức, người lao động đối với việc chấp hành thời gian làm việc và thực hiện nhiệm vụ được giao.

Thông báo của Nhà trường quy định rõ mỗi cá nhân phải sử dụng tài khoản EOFFICE của mình để chấm công; không sử dụng tài khoản của người khác, không nhờ chấm công hộ hoặc chia sẻ thông tin đăng nhập. Đây là nguyên tắc quan trọng nhằm bảo đảm tính chính xác của dữ liệu, đồng thời đề cao trách nhiệm cá nhân trong môi trường làm việc số.

Việc ứng dụng công nghệ không chỉ giúp ghi nhận thông tin mà còn tạo cơ sở để các đơn vị kiểm tra, đối chiếu một cách rõ ràng. Dữ liệu về thời gian, địa điểm và kết quả quét được lưu lại trên hệ thống, hỗ trợ quá trình quản lý và xác minh khi cần thiết. Nhờ đó, công tác chấm công từng bước được chuẩn hóa, góp phần hạn chế những cách hiểu khác nhau trong quá trình ghi nhận và tổng hợp thời gian làm việc.

Đối với công tác quản lý, dữ liệu điện tử có ý nghĩa thiết thực trong việc nâng cao chất lượng theo dõi, tổng hợp và xử lý thông tin. Đối với viên chức, người lao động, việc thực hiện chấm công đúng quy trình cũng là cách thể hiện ý thức kỷ luật, tinh thần trách nhiệm và sự chuyên nghiệp trong thực hiện nhiệm vụ. Tính minh bạch trong quản lý cần được xây dựng từ cả hai phía: hệ thống ghi nhận rõ ràng, có khả năng kiểm tra và mỗi cá nhân thực hiện đúng, trung thực nghĩa vụ của mình.

Bảo đảm quyền lợi, xử lý khách quan các tình huống phát sinh

Bên cạnh yêu cầu về tính chính xác và kỷ luật, quá trình triển khai phương thức chấm công mới cũng đặt ra yêu cầu bảo đảm quyền lợi chính đáng của viên chức, người lao động. Nhà trường đã quy định cụ thể phương án xử lý đối với những trường hợp phát sinh, tránh việc máy móc áp dụng dữ liệu kỹ thuật mà không xem xét đầy đủ tình hình thực tế.

Theo đó, đối với các trường hợp nghỉ phép, đi công tác, thực hiện nhiệm vụ ngoài đơn vị hoặc có chế độ làm việc đặc thù, viên chức, người lao động thực hiện thủ tục và cung cấp minh chứng theo quy định. Trưởng đơn vị có trách nhiệm xác nhận, phối hợp với Phòng Tổ chức – Nhân sự kiểm tra, đối chiếu dữ liệu chấm công.

Đặc biệt, Thông báo số 4085/TB-ĐHĐL nhấn mạnh: trường hợp không quét được mã QR hoặc lượt quét không được hệ thống ghi nhận, cá nhân cần báo ngay cho đầu mối của đơn vị để phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số kiểm tra, xử lý. Phòng Tổ chức – Nhân sự phối hợp với đơn vị xác minh trước khi tổng hợp, điều chỉnh dữ liệu chấm công (nếu có). Việc thiếu lượt quét QR không phải là căn cứ duy nhất để xác định cá nhân vắng mặt.

Quy định này thể hiện cách tiếp cận thận trọng, khách quan trong quá trình chuyển đổi phương thức quản lý. Công nghệ là công cụ hỗ trợ ghi nhận và kiểm soát dữ liệu, nhưng việc đánh giá tình hình thực hiện nhiệm vụ vẫn cần căn cứ vào quy định, minh chứng và kết quả xác minh thực tế. Điều đó vừa bảo đảm tính nghiêm túc trong quản lý lao động, vừa tránh những đánh giá thiếu toàn diện đối với viên chức, người lao động khi phát sinh sự cố kỹ thuật hoặc yêu cầu công tác đặc thù.

Phân công rõ trách nhiệm, bảo đảm triển khai đồng bộ và hiệu quả

Để hệ thống chấm công bằng mã QR vận hành thống nhất, Trường Đại học Điện lực đã xác định rõ trách nhiệm của từng đơn vị và cá nhân liên quan.

Phòng Tổ chức – Nhân sự giữ vai trò chủ trì rà soát, xác nhận danh sách nhân sự thuộc diện áp dụng; tiếp nhận, hướng dẫn các nội dung về chế độ làm việc; phối hợp với các đơn vị và Trung tâm Chuyển đổi số kiểm tra, đối soát dữ liệu, tổng hợp kết quả triển khai và báo cáo Hiệu trưởng.

Trung tâm Chuyển đổi số chịu trách nhiệm thiết lập, cấu hình, phân quyền và quản lý mã QR; kiểm thử hệ thống, kiểm soát xác thực GPS, IP và thời gian máy chủ; bảo đảm an toàn, sao lưu dữ liệu; hướng dẫn sử dụng và xử lý các sự cố kỹ thuật. Đơn vị này cũng có trách nhiệm cung cấp kết quả kiểm thử, dữ liệu chấm công hằng tháng cho Phòng Tổ chức – Nhân sự phục vụ công tác quản lý.

Trưởng các đơn vị có trách nhiệm tổ chức triển khai tại đơn vị, phân công cán bộ đầu mối phối hợp với Trung tâm Chuyển đổi số bố trí điểm hiển thị mã QR, phổ biến hướng dẫn đến viên chức, người lao động; theo dõi, kiểm tra việc chấm công hằng ngày, xác nhận các trường hợp phát sinh và phối hợp đối soát dữ liệu. Trưởng các đơn vị không tự ý thay đổi cấu hình mã QR hoặc điều chỉnh kết quả chấm công ngoài thẩm quyền.

Đối với mỗi viên chức, người lao động, yêu cầu đặt ra là thực hiện chấm công đúng quy trình, bảo mật tài khoản cá nhân, chủ động kiểm tra kết quả và kịp thời phản ánh những sai lệch. Mỗi người cần nhận thức rõ rằng sự chính xác của dữ liệu chấm công không chỉ phụ thuộc vào hệ thống kỹ thuật mà còn phụ thuộc vào ý thức chấp hành và tính trung thực trong quá trình thực hiện.

Chủ động tiếp cận phương thức mới, cùng xây dựng môi trường làm việc số

Chuyển đổi số trong quản lý không chỉ là việc đưa một phần mềm hay công cụ công nghệ vào sử dụng, mà quan trọng hơn là đổi mới phương thức làm việc, nâng cao năng lực quản trị và hình thành thói quen làm việc dựa trên dữ liệu. Việc triển khai chấm công bằng mã QR tại Trường Đại học Điện lực là một bước đi cụ thể theo hướng đó.

Để quá trình triển khai đạt hiệu quả, sự phối hợp và đồng thuận của toàn thể viên chức, người lao động thuộc diện áp dụng có ý nghĩa đặc biệt quan trọng. Mỗi cá nhân cần chủ động tìm hiểu hướng dẫn, thực hiện đúng quy trình, bảo mật tài khoản và thường xuyên kiểm tra thông tin chấm công của mình. Các đơn vị cần phổ biến đầy đủ nội dung thông báo, bố trí đầu mối hỗ trợ và kịp thời phối hợp giải quyết những khó khăn trong thực tế.

Tài liệu hướng dẫn sử dụng quản lý chấm công QR Code được Nhà trường gửi kèm Thông báo số 4085/TB-ĐHĐL đã cung cấp các bước cụ thể về cấu hình giờ vào, giờ ra; tra cứu và xuất danh sách chấm công; tạo, quản lý mã QR đang hoạt động; kiểm tra kết quả và lịch sử quét. Trong quá trình thực hiện, viên chức, người lao động có thể liên hệ ông Nguyễn Bá Việt Lâm, chuyên viên Trung tâm Chuyển đổi số, qua số điện thoại 0868.021.831 hoặc email [email protected] để được hỗ trợ kỹ thuật.

Việc chuyển đổi từ chấm công vân tay sang chấm công bằng mã QR được triển khai theo lộ trình, có giai đoạn kiểm thử, theo dõi và đối soát trước khi chính thức sử dụng dữ liệu QR làm căn cứ chấm công. Đây là cách làm có tính kế thừa, bảo đảm sự ổn định trong hoạt động quản lý, đồng thời tạo điều kiện để hệ thống mới được đánh giá và hoàn thiện trước khi vận hành chính thức.

Với sự chỉ đạo thống nhất của lãnh đạo Nhà trường, sự phối hợp của các đơn vị chức năng và tinh thần chủ động, trách nhiệm của mỗi viên chức, người lao động, việc triển khai chấm công bằng mã QR sẽ góp phần nâng cao hiệu quả quản lý lao động, tăng cường tính trung thực, minh bạch trong ghi nhận thời gian làm việc, đồng thời tạo thuận lợi cho quá trình thực hiện nhiệm vụ.

Đây không chỉ là một thay đổi trong quy trình chấm công, mà còn là một bước chuyển trong tư duy quản trị: từ phương thức quản lý truyền thống sang quản lý dựa trên nền tảng công nghệ và dữ liệu số. Mỗi viên chức, người lao động cùng chủ động thích ứng, thực hiện nghiêm túc và đồng hành với Nhà trường chính là góp phần xây dựng Trường Đại học Điện lực ngày càng hiện đại, chuyên nghiệp, minh bạch và hiệu quả.